Le virage numérique de l’ASRL: OGiRYS, logiciel support pour le dossier unique de l’usager informatisé

Le virage numérique de l’ASRL.

Depuis 2018, l’ASRL a bâti sa feuille de route vers le numérique, celle ci repose sur 5 orientations:

• se mettre en conformité avec le RGPD et bâtir une stratégie associative autour de la protection des données personnelles
• Bâtir des fondations solides et fiables: vers un système d’information ASRL

• S’inscrire dans une dynamique numérique et digitale : les prémices avec la Suite Microsoft Office 365

• Accompagner le changement de pratiques

• S’inscrire dans la dynamique “Ma Santé 2022” (et notamment à ce jour dans la nouvelle feuille de route nationale 2023-2027)

  C’est dans ce contexte global que l’ASRL avance depuis 2021 vers le déploiement d’un dossier unique de l’usager informatisé et interopérable. 

Qu’est ce que le dossier unique de l’usager informatisé et interopérable ?

C’est permettre à chaque personne accompagnée au sein de nos établissements et services de bénéficier d’un dossier sécurisé, accessible, permettant un suivi continu de son parcours par les équipes pluriprofessionnelles à l’interne de l’ASRL, mais aussi les partenaires externes à l’Association. Une meilleure traçabilité, des fonctions d’archivage en ligne, des données sécurisées, ce dossier usager unique informatisé est un pas en avant vers un accompagnement toujours plus qualitatif des personnes.

En route vers le numérique avec OGiRYS !

Logiciel de la société SociaNova, OGiRYS est la solution retenue par l’ASRL (dans le cadre d’une procédure de marché public) grâce au soutien financier de la CNSA par le biais de l’ARS Hauts-de-France dans le cadre du “Programme ESMS Numérique”.

OGiRYS est un logiciel complet, sécurisé et personnalisable selon les besoins de notre Association.

Le déploiement d’OGiRYS à l’ASRL a débuté sur 9 sites pilotes entre 2022 et 2023. Ces 9 établissements ont été sélectionnés pour représenter les différents secteurs d’accompagnement et métiers impactés par l’utilisation du logiciel. Dans chaque établissement, un trio de référents composé du directeur, d’un chef de service (dit “référent dossier usager”) et d’un professionnel métier (dit “key user”) accompagne le déploiement auprès des professionnels de leur établissement. 

La gestion de projet globale est pilotée au niveau du Siège de l’ASRL par le Direction de la Qualité de l’Accompagnement et la Direction des Systèmes d’information. 

Vers un déploiement global sur l’ASRL à horizon 2026

Quinze sites déploieront prochainement OGiRYS et seront suivi par 15 autres du secteur du “Handicap”. Enfin le logiciel sera également déployé sur les établissements du secteur de la Protection de l’Enfance (MECS) à l’horizon 2026. 

Un retour d’expérience s’est tenu le 9 novembre 2023, à l’UGC Villeneuve d’Ascq: autour de clips et tables rondes, afin de permettre aux référents des sites pilotes de relayer leur utilisation du logiciel. Ces professionnels témoins ont aussi eu l’occasion de répondre aux questions et aux inquiétudes des futurs utilisateurs, instaurant un climat apaisé pour la poursuite du déploiement d’OGiRYS dans les établissements de l’ASRL. Un point bilan annuel qui se répétera jusqu’à la fin du processus de conduite du changement.

Retour en images sur le retour d’expérience OGiRYS au cinéma UGC Villeneuve-d’Ascq :