L’ASRL, Association gestionnaire de 44 établissements sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France (1500 professionnels- 4100 personnes accompagnées – 78,6M€ de budget), recherche pour le Dispositif FACILITED

1 ETP Secrétaire  (H/F) en CDI 

poste à pourvoir à compter du 19 septembre 

Le dispositif FaciliTED regroupe un SESSAD UEMA (Lille), un IME UEMA (Roubaix et Bondues) et un FAM (Wattrelos).

Dispositif d’accompagnement pour personnes présentant un Trouble du spectre Autistique de la petite enfance à l’âge adulte sur la métropole, le dispositif emploie 90 ETP et accompagne 114 jeunes et familles.

Poste basé à l’IME de Roubaix

Votre Mission :

Conformément aux projets associatifs et de l’établissement/dispositif, placé sous l’autorité du directeur et des chefs de service,

Vous assurez une mission globale de secrétariat général en lien fonctionnel avec les services administratifs et généraux du dispositif.

Les missions complémentaires suivantes vous seront confiées :

Accueil

• Assurer un accueil physique et téléphonique agréable et répondre aux diverses demandes
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Assurer une vigilance aux entrées et sorties de l’établissement en s’assurant d’orienter les visiteurs

Secrétariat

• Assure une fonction de secrétariat général concernant le domaine pédagogique
• Interlocutrice privilégiée des familles, elle répond, traite et oriente les demandes
• Elle est responsable et veille au suivi des dossiers des usagers de l’IME et de l’UEMA de Bondues en liaison avec l’équipe pluridisciplinaire.
• Elle est chargée de prendre et enregistrer les informations pour compléter les listes d’attentes de l’IME et l’UEMA.
• En liaison avec l’assistante de service social, elle est chargée du traitement des courriers (réception et réponse) en lien avec les listes d’attente.
• Elle assure la mise en forme de tous les documents et veille au suivi et à l’actualisation des tableaux de bord en lien avec les admissions et les départs de l’établissement.
• Elle assure l’enregistrement et l’archivage des dossiers placés sous sa responsabilité
• Veille à ce que les délais de tous ordres soient respectés
• S’assure du respect des procédures et des échéances dans le cadre logistique (commande repas, gestion des transports …)
• Elle est responsable de la gestion de l’attribution des véhicules au quotidien
• En coordination avec l’agent technique, elle a en charge la gestion du parc des véhicules
• Participe à la complétude et mise à jour des rapports, indicateurs, tableaux de bord
• Rédige des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…)
• Met en forme tous documents et courriers à la demande de la direction
• Elle a en charge la gestion du courrier « départ »
• Elle prépare les calendriers annuels de chaque service
• Elle est responsable du suivi des présences des usagers en vue de la facturation
• Elle est responsable de l’affichage et assure son actualisation

 Gestion de stocks

• La secrétaire est responsable de la gestion des commandes et des stocks. Elle vérifie et contrôle la conformité des livraisons.
• Elle gère les commandes « drive »
• Elle approvisionne la photocopieuse en papier et en consommables

Votre profil :

• Diplôme niveau Bac dans un domaine administratif exigé
• Expérience exigée en secrétariat
• Compétences en outils bureautiques, gestion administrative, normes rédactionnelles, méthode de classement, utilisation d’outils collaboratifs – conception de tableaux de bord
• Autonomie, responsabilité, rigueur, gestion des priorités
• Discrétion et confidentialité
• Aisance relationnelle et rédactionnelle, orthographe
• Permis B en cours de validité obligatoire

 Les conditions de la relation contractuelle :

• CDI soumis à la CCN du 15.03.1966
• Rémunération début de grille avec possibilité de reprise de l’ancienneté sous conditions conventionnelles
• Poste basé à Roubaix
• complémentaire santé obligatoire
• poste entrant dans les dispositions de l’obligation vaccinale

Lettre de motivation et CV sont à envoyer à l’attention de Mr Bouchebita,  Directeur, à l’adresse suivante : rbouchebita@asrl.asso.fr

A noter

Les informations recueillies sont transmises à la direction de l’établissement afin de traiter votre candidature à l’offre d’emploi. Pour en savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits, vous pouvez prendre connaissance de notre Politique Générale de Protection des Données à Caractère Personnel.